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Surcharge d'informations :
comment éviter la fatigue informationnelle
Entre les notifications internes, les réponses en boucle et les “pour info” inutiles, la boîte mail est devenue un lieu de confusion plus que de communication. Comment en sortir sans passer à côté d’une info essentielle ? On tente de décrypter le pourquoi du comment pour vous proposer des conseils pratiques pour faire le tri, gagner du temps et retrouver l’essentiel.
La def
D’après l’Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique, l’infobésité (ou surcharge informationnelle) est un terme qui fait référence à la situation dans laquelle une personne est submergée par une quantité excessive d’informations, au point où cela devient difficile à gérer et à traiter. Cette surcharge peut être causée par divers facteurs tels que la croissance rapide de l’Internet et la disponibilité accrue de l’information, ainsi que la tendance à partager de plus en plus d’informations sur les réseaux sociaux.
1. Surcharge d’informations, comment en est-on arrivé là ?
60 ans, c’est l’âge de notre cher email qui nous côtoie chaque jour au travail. Initialement conçu pour des usages militaires et académiques, il s’est progressivement démocratisé grâce à l’essor des géants du numérique comme Microsoft et Google. Aujourd’hui, il est devenu un outil incontournable du quotidien professionnel.
Plus récemment, la crise du COVID-19 a donné une tout autre dimension à l’e-mail. L’adoption massive des outils numériques a bouleversé nos façons de travailler, et avec elle, nos canaux de communication. En complément des e-mails, les messageries professionnelles comme Slack, Teams ou encore Zoom se sont imposées dans nos processus. Moins de présence sur site, des échanges moins spontanés : la nature même des interactions sociales a changé. Avant la pandémie, seuls 3 % (Observatoire du travail à distance – 2016) des salariés pratiquaient le télétravail ; aujourd’hui, ils sont environ 30 %.
Au-delà des plannings à revoir ou des réunions à reprogrammer, ce sont surtout les échanges qui ont été transformés. La révolution numérique et notre rapport à l’information ont profondément modifié notre manière de travailler. Comprendre ces nouveaux codes est devenu essentiel pour ne pas se laisser submerger, et continuer à travailler dans de bonnes conditions.
Quelques chiffres
En France, 66 % des actifs possèdent une boîte mail professionnelle. Près d’un tiers utilise des outils de visioconférence, et 23 % ont recours à des messageries instantanées au travail. En moyenne, d’après l’Institut Jean Jaurès, une personne reçoit 32 e-mails par jour, soit 160 par semaine – un chiffre qui peut doubler chez les managers ou dirigeants, particulièrement sollicités pour la prise de décision. Pourtant, ce sont souvent eux qui alimentent le système : en moyenne, ils envoient 22 e-mails par jour.
Mais cette profusion de messages n’est pas toujours synonyme d’efficacité : elle génère une charge mentale importante, souvent inutile. Selon l’Institut Jean-Jaurès, la gestion des e-mails représenterait environ un septième du temps de travail. Pire encore : la moitié des e-mails reçus ne concernerait pas directement leur destinataire.
2. Qui est le plus touché par la surcharge d’informations ?
Entre les salariés, les managers et les chefs d’entreprises la charge d’information n’est pas la même.
Toujours selon L’institut Jean Jaurès, 42% des cadres et professionnels intellectuels et artistiques subissent une forme de fatigue informationnelle. C’est 29% pour les chefs d’entreprise et les professions libérales. Pour les salariés, ce chiffre est estimé à 22%.
Un autre facteur rentre en compte dans ce panorama : le nombre d’outils numériques utilisés. Par exemple, 39% des actifs qui utilisent 3 outils numériques (boîte mail, Slack, et WhatsApp) subissent une fatigue informationnelle, contre 25% pour ceux qui n’en utilisent qu’un seul.
3. Les risques de la surcharge d’informations
Les effets de la surcharge informationnelle, ou « fatigue numérique », ne se limitent pas à une simple frustration de ne plus savoir par où commencer. Ils peuvent avoir des conséquences concrètes sur la qualité du travail. Voici les principaux risques :
- Un débordement d’informations : trop de contenus à traiter en trop peu de temps, souvent sans hiérarchie claire.
- Des difficultés à prendre des décisions : le surplus d’informations ralentit ou bloque le processus décisionnel.
- Difficulté à classer les priorités : il devient difficile de distinguer l’urgent de l’important.
- Diminution de la concentration et de la productivité : l’attention est fragmentée, et le cerveau s’épuise plus vite.
- Temps passé aux traitements des informations reçus : cela empiète sur les tâches à forte valeur ajoutée.
On peut aussi parler de surcharge cognitive qui correspond à la limite naturelle de notre cerveau à absorber et à analyser un trop grand volume d’informations à la fois.
4. Les bonnes pratiques pour travailler avec les bonnes infos
Il existe de nombreuses bonnes pratiques que vous connaissez déjà peut-être : ne pas envoyer d’emails après 18h, ne pas utiliser l’option répondre à tous quand ce n’est pas nécessaire… Néanmoins, ces process ne sont pas applicables à toutes les structures et peuvent parfois être contre-productives. L’objectif est de trouver le bon équilibre pour chaque organisation.
Stratégies de gestion de l’information
- Mettre en place des filtres pour trier les informations pertinentes.
- Limiter la consommation d’informations non essentielles (news, notifications inutiles…).
- Organiser efficacement ses données (classement de fichiers, hiérarchisation des priorités, gestion de boîte mail).
- Investir dans une solution de centralisation des informations
Bonnes pratiques collectives
- Élaborer une charte de bonnes pratiques et d’usage numérique en équipe avec les personnes concernées
- Former et sensibiliser les collaborateurs aux risques de surcharge informationnelle.
- Favoriser l’exemplarité des supérieurs hiérarchiques : ils doivent incarner les bons comportements.
- Intégrer les bonnes pratiques rédactionnelles et organisationnelles dans les formations.
Bonnes pratiques individuelles
- Désactiver les notifications non urgentes.
- Notifier son absence ou son indisponibilité sur les outils de messagerie ou l’agenda.
- Se mettre en mode silencieux, voire couper temporairement sa connexion pour se concentrer.
- Appliquer une gestion active du temps (plages de concentration, priorisation).
- Se donner un temps limité pour la gestion de la boîte mail.
- Utiliser des outils adaptés à l’organisation personnelle (to-do List, gestionnaire de tâches, etc.).
- Prendre des pauses régulièrement pour permettre à son cerveau de reposer avant de commencer une nouvelle tâche.
Les sources
- Histoire de l’email : évolution & dates clés
- DARES : Les risques psychosociaux associés au développement du télétravail
- Hyperconnexion, infobésité… : « Le volume de mails à traiter par salarié continue de croître de façon alarmante » (OICN)
- Mailoop et OICN – La déconnexion numérique en entreprise
- Institut Jean Jaurès – La fatigue informationnelle : une nouvelle forme de pénibilité au travail
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